Actualización de la constancia de empleador: guÃa completa para empresas en México
- Ernesto Rizo
- 9 jun
- 4 Min. de lectura
Actualizado: 22 sept
En este artÃculo te explico a fondo todo lo que necesitas saber sobre la actualización de la constancia de inscripción del empleador, un trámite obligatorio para cualquier empresa, persona fÃsica o moral que contrata a personas extranjeras en México. Si ya tienes tu constancia y ha cambiado algo en tu empresa, esto te interesa.
Además, al final de esta guÃa te dejaré enlaces importantes para que explores los demás artÃculos de la serie sobre permisos de trabajo para extranjeros y nuestra página principal sobre permiso de trabajo en México.
¿Qué es la actualización de la constancia de inscripción del empleador ante el INM?
La constancia de inscripción del empleador es un documento que te otorga el Instituto Nacional de Migración (INM) y que te permite contratar personas extranjeras en situación regular en México.
Una vez que obtienes esta constancia, es tu responsabilidad mantener actualizada la información que diste al INM. Cualquier cambio que ocurra en tu empresa —ya sea de domicilio, representante legal, razón social, objeto social o cierre— debe notificarse y actualizarse.
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¿Cuándo debo actualizar la constancia?
Los casos más comunes en los que una empresa o persona fÃsica debe actualizar su constancia ante el INM incluyen:
Cambio de domicilio fiscal o de operaciones.
Cambio de representante legal.
Cambio en el nombre o razón social de la empresa.
Cambio de objeto social.
Cierre definitivo de la empresa o suspensión de actividades.
Cada uno de estos supuestos requiere un procedimiento especÃfico y puede implicar requisitos diferentes.
¿Qué pasa si no actualizo la constancia de empleador?
No actualizar tu constancia puede derivar en:
La imposibilidad de tramitar nuevos permisos de trabajo para extranjeros.
Multas administrativas por incumplimiento de obligaciones migratorias.
Investigaciones o auditorÃas por parte del INM.
Bloqueo del expediente migratorio de la empresa.
Si actualmente estás patrocinando a personas extranjeras o planeas hacerlo en el futuro, es indispensable mantener tu constancia al dÃa.
¿Qué necesito para actualizarla?
Los requisitos varÃan dependiendo del cambio que vayas a reportar, pero en general se incluyen:
Formato de solicitud oficial.
Identificación del representante legal.
Comprobante del cambio (por ejemplo: nuevo contrato de arrendamiento, acta notarial del nuevo representante legal, acta de modificación de razón social).
Comprobante de pago de derechos.
Documentación básica de la empresa (RFC, acta constitutiva, poder notarial).
Comprobantes de presentación de declaraciones anuales y mensuales al dÃa, en la mayorÃa de los casos.
Como siempre, se recomienda preparar con anticipación el expediente completo y contar con asesorÃa legal si no estás seguro de qué se debe presentar.
La importancia de tener asesorÃa legal especializada
Muchas empresas desconocen que el INM puede realizar visitas de verificación al domicilio del empleador, incluso como parte del proceso de actualización de la constancia. Si detectan discrepancias entre lo declarado y la realidad, pueden imponer sanciones e incluso cancelar la constancia.
Por ello es clave contar con un abogado migratorio con experiencia que te ayude a:
Verificar que tus documentos están en regla.
Preparar la solicitud correctamente.
Atender diligencias como visitas de verificación o requerimientos.
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Casos especiales: actualización por cierre o suspensión
Si tu empresa va a cerrar operaciones o suspender actividades ante el SAT, debes avisar también al INM. De lo contrario, podrÃan exigirte el cumplimiento de obligaciones migratorias que ya no puedes cumplir.
Incluso si ya no tienes trabajadores extranjeros, sigue siendo tu responsabilidad cerrar correctamente tu expediente como empleador ante el INM.
¿Qué pasa si abrà otra sucursal?
Si cambias de domicilio o abres una nueva sede, debes registrar la nueva dirección en el sistema del INM. No hacerlo puede impedir que tramites nuevos permisos, especialmente si los trabajadores van a prestar servicios en la nueva ubicación.
¿Qué pasa si cambié de representante legal?
El nuevo representante legal debe estar inscrito ante el INM. Si sigues operando con un representante distinto al que aparece en tu constancia original, los trámites migratorios podrÃan quedar invalidados.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuándo debo actualizar mi constancia? Cada vez que haya un cambio sustancial en los datos registrados originalmente ante el INM.
¿Tengo que pagar derechos por la actualización? SÃ, se debe cubrir una cantidad especÃfica dependiendo del tipo de trámite. Consulta con un especialista.
¿Qué tan rápido debo notificar un cambio? Se recomienda notificar dentro de los 30 dÃas naturales posteriores al cambio.
¿Puedo hacer la actualización en lÃnea? Algunos pasos se pueden adelantar en lÃnea, pero la presentación de documentos debe hacerse de forma presencial.
¿Mi contador puede hacer la actualización? Legalmente, sÃ. Pero lo recomendable es que lo haga un abogado migratorio con experiencia, ya que el proceso puede involucrar visitas, requerimientos y sanciones.
Conclusión
Mantener actualizada tu constancia de inscripción como empleador no solo es un deber legal, sino una garantÃa de que podrás contratar y mantener trabajadores extranjeros de forma regular y segura.
Este trámite debe tomarse en serio, ya que cualquier omisión puede afectar gravemente tu operación como empleador.
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Que tengas un camino seguro.